Elektronische Rechnungen: Wie lange und auf welche Weise müssen sie aufbewahrt werden?

Archivierung und Aufbewahrung sind nicht dasselbe

Ein Archiv hilft, Dokumente im Arbeitsalltag wiederzufinden. Die digitale Aufbewahrung erfüllt dagegen gesetzliche Anforderungen. Dazu gehören das elektronische Dokument im richtigen Format und die nötigen Informationen, um seinen Lebenszyklus nachzuweisen.

Was zusammengehört

Eine übersichtliche Verwaltung verknüpft die Rechnung mit Anhängen, Benachrichtigungen und Rückmeldungen. So muss bei einer Prüfung der Ablauf nicht aus E-Mails und getrennten Ordnern rekonstruiert werden.

• Originaldatei der Rechnung
• Empfangsbestätigungen und Rückmeldungen des SDI
• Wichtige Anhänge
• Kunden- oder Lieferantendaten
• Zahlungsreferenzen

Mit dem eigenen Berater abstimmen

Fristen, Zuständigkeiten und Sonderfälle können von Dokumentart und Tätigkeit abhängen. Stimmen Sie den Ablauf daher mit Ihrem Steuerberater oder steuerlichen Berater ab.