Archiviazione e conservazione non sono la stessa cosa
L’archivio serve a ritrovare i documenti nel lavoro quotidiano. La conservazione digitale risponde invece a requisiti normativi e deve includere il documento elettronico nel formato corretto e le informazioni necessarie a dimostrarne il ciclo.
Cosa tenere insieme
Una gestione ordinata collega fattura, eventuali allegati, notifiche ed esiti. In questo modo una verifica non richiede di ricostruire il percorso da email e cartelle separate.
- File originale della fattura
- Ricevute ed esiti dello SDI
- Allegati rilevanti
- Dati del cliente o fornitore
- Riferimenti di pagamento
Verificare con il proprio consulente
Tempi, responsabilità e casi particolari possono dipendere dal tipo di documento e dall’attività. È quindi importante coordinare il flusso con il proprio commercialista o consulente fiscale.