Archivage et conservation ne sont pas la même chose
Les archives servent à retrouver les documents au quotidien. La conservation numérique répond à des exigences réglementaires et doit inclure le document électronique dans le bon format ainsi que les informations nécessaires pour en retracer le cycle.
Les éléments à conserver ensemble
Une gestion organisée associe la facture, ses éventuelles pièces jointes, notifications et résultats. Ainsi, une vérification ne nécessite pas de reconstituer le parcours à partir d’e-mails et de dossiers séparés.
- Fichier original de la facture
- Accusés de réception et résultats du SDI
- Pièces jointes pertinentes
- Données du client ou du fournisseur
- Références de paiement
Vérifier avec votre conseiller
Les délais, responsabilités et cas particuliers peuvent dépendre du type de document et de l’activité. Il est donc important de coordonner le processus avec votre expert-comptable ou conseiller fiscal.